Unsere Dienstleistungen

E-Mail & Kommunikation

Posteingangsmanagement, Priorisierung und strukturierte Korrespondenz – vollständig integriert.

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Posteingangsmanagement, Priorisierung und strukturierte Korrespondenz – vollständig integriert.

Ein unstrukturierter Posteingang kostet täglich Zeit, Fokus und operative Kapazität. Wichtige Informationen gehen zwischen Standardanfragen unter, Abstimmungen verzögern sich und Entscheidungen werden unnötig kompliziert. Genau hier entstehen in vielen Unternehmen die ersten administrativen Reibungsverluste.

 

E-Mail & Posteingangsmanagement

 

Ein unstrukturierter Posteingang wirkt sich nicht nur auf die Kommunikation aus, sondern auf den gesamten Arbeitsalltag. EXCERPO schafft klare Kommunikationsstrukturen, damit E-Mails kontrolliert und effizient bearbeitet werden können.

  • Strukturierter Posteingang: Aufbau klarer Ordnerlogiken, Filterregeln und Priorisierung nach Kunden, Projekten und Relevanz
  • Priorisierung & Vorauswahl: Relevante Nachrichten werden vorgefiltert und übersichtlich eingeordnet, damit Entscheidungen schneller getroffen werden können
  • Kommunikationssteuerung: Standardisierte Abläufe reduzieren unnötige Unterbrechungen und schaffen klare Zuständigkeiten
  • Bearbeitung eingehender Kommunikation: Wiederkehrende Anfragen werden effizient und nachvollziehbar bearbeitet
  • Transparente Übersicht: Laufende Themen und Kommunikationsstände bleiben jederzeit nachvollziehbar

 

Kommunikationsprozesse & Korrespondenz

 

Professionelle Kommunikation entsteht nicht durch spontane Einzelantworten, sondern durch klare Abläufe, konsistente Standards und nachvollziehbare Prozesse. EXCERPO sorgt dafür, dass Kommunikationsabläufe nachvollziehbar, konsistent und effizient organisiert werden.

  • Antwortvorlagen & Standards: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen und klarer Kommunikationsrichtlinien
  • Einheitlicher Kommunikationsstil: Konsistente und professionelle Außenkommunikation über alle Prozesse hinweg
  • Koordination & Abstimmungen: Unterstützung bei Abstimmungen mit Kunden, Partnern und internen Ansprechpartnern
  • Strukturierte Weiterleitungen: Wichtige Informationen werden kompakt zusammengefasst und gezielt weitergegeben
  • Skalierbare Kommunikationsabläufe: Wiederkehrende Prozesse werden standardisiert und effizient organisiert

 

Nachverfolgung & Dokumentation

 

Damit operative Abläufe zuverlässig funktionieren, müssen Informationen nachvollziehbar dokumentiert und offene Themen konsequent verfolgt werden. EXCERPO sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und Aufgaben sauber weitergeführt werden können.

  • Tracking offener E-Mails und ausstehender Antworten
  • Gezielte Follow-ups zum richtigen Zeitpunkt
  • Übertragung relevanter Inhalte in CRM-, Kalender- oder Projektstrukturen
  • Dokumentation von Absprachen, Zuständigkeiten und nächsten Schritten
  • Klare Übersicht über laufende Themen und Kommunikationsstände

Dokumentenerstellung & Office-Aufgaben

Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

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Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

Unstrukturierte Dokumente, uneinheitliche Formate und schwer auffindbare Dateien kosten täglich Zeit und führen zu unnötigen Fehlern. EXCERPO sorgt dafür, dass Ihre Unterlagen von Anfang an sauber aufgebaut, einheitlich gestaltet und jederzeit griffbereit sind. So vermeiden Sie Nacharbeit, reduzieren Abstimmungsaufwand und gewinnen spürbar Zeit im Tagesgeschäft.

  • Erstellung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Geschäftsdokumenten aus Stichpunkten, Notizen oder Sprachnachrichten
  • Klar strukturierte, fehlerfreie und sofort versandbereite Dokumente
  • Formatierung & Corporate Design: Konsequente Umsetzung Ihrer Designvorgaben in Word, Excel und PowerPoint
  • Vorlagen & Standardisierung: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen für schnellere und konsistente Abläufe
  • Datenpflege & Tabellenmanagement: Zuverlässige Pflege von Listen, Excel-Dateien und Datensätzen
  • Präsentationen: Strukturierte Aufbereitung und visuelle Gestaltung professioneller Präsentationen
  • Korrektur & Qualitätssicherung: Prüfung auf Rechtschreibung, Stil und inhaltliche Konsistenz
  • Dokumentenorganisation: Klare Ablagestrukturen, eindeutige Benennung und Versionierung

Recherche & Datenmanagement

Marktanalysen, Kontaktrecherche, CRM-Pflege und strukturierte Auswertung – präzise und direkt nutzbar.

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Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

Unstrukturierte Dokumente, uneinheitliche Formate und schwer auffindbare Dateien kosten täglich Zeit und führen zu unnötigen Fehlern. EXCERPO sorgt dafür, dass Ihre Unterlagen von Anfang an sauber aufgebaut, einheitlich gestaltet und jederzeit griffbereit sind. So vermeiden Sie Nacharbeit, reduzieren Abstimmungsaufwand und gewinnen spürbar Zeit im Tagesgeschäft.

  • Erstellung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Geschäftsdokumenten aus Stichpunkten, Notizen oder Sprachnachrichten
  • Klar strukturierte, fehlerfreie und sofort versandbereite Dokumente
  • Formatierung & Corporate Design: Konsequente Umsetzung Ihrer Designvorgaben in Word, Excel und PowerPoint
  • Vorlagen & Standardisierung: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen für schnellere und konsistente Abläufe
  • Datenpflege & Tabellenmanagement: Zuverlässige Pflege von Listen, Excel-Dateien und Datensätzen
  • Präsentationen: Strukturierte Aufbereitung und visuelle Gestaltung professioneller Präsentationen
  • Korrektur & Qualitätssicherung: Prüfung auf Rechtschreibung, Stil und inhaltliche Konsistenz
  • Dokumentenorganisation: Klare Ablagestrukturen, eindeutige Benennung und Versionierung

Datenschutz & Datensicherheit

Vertrauen entsteht durch klare Standards, nachvollziehbare Prozesse und kontrollierte Zugriffe.

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Vertrauen entsteht durch klare Standards, nachvollziehbare Prozesse und kontrollierte Zugriffe.

Wenn Sie Backoffice-Aufgaben auslagern, geben Sie Einblick in sensible Daten und interne Abläufe. Vertrauen ist deshalb keine Selbstverständlichkeit – es muss verdient werden. Bei uns ist Datenschutz kein Zusatz, sondern fester Bestandteil jedes Prozesses – technisch, organisatorisch und vertraglich abgesichert.

  • NDA & Verschwiegenheit: Alle Mitarbeiter unterzeichnen vor Arbeitsbeginn eine rechtssichere Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
  • DSGVO-konforme Verarbeitung: Alle Prozesse entsprechen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). AVV gemäß Art. 28 DSGVO auf Wunsch möglich
  • Need-to-Know-Prinzip: Zugriffe erfolgen ausschließlich aufgabenbezogen und nur auf die Bereiche die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind
  • Technische Sicherheit (TOMs): Alle Systeme erfüllen die Anforderungen gemäß Art. 32 DSGVO – inklusive Verschlüsselung (E2E) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
  • Transparenz & Dokumentation: Zugriffe und Arbeitsschritte sind protokolliert und audit-fähig

Buchhaltungsvorbereitung

Belegerfassung, Vorkontierung, Kostenstellen und DATEV-ready Übergabe – revisionssicher aufbereitet.

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Belegerfassung, Vorkontierung, Kostenstellen und DATEV-ready Übergabe – revisionssicher aufbereitet.

Buchhaltung ist Pflicht — die Vorbereitung dafür nicht. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt das komplette Chaos: Belege sammeln, prüfen, vorkontieren und übergabefertig machen – damit Ihr Steuerberater sofort loslegen kann. Keine Rückfragen mehr, keine fehlenden Belege, Monatsabschlüsse in Rekordzeit.

  • Beleg-Chaos beseitigen: Rechnungen, Quittungen, Kassenbons digitalisiert, Vollständigkeit geprüft (Steuerausweis, Leistungszeitraum), fehlende Infos nachgefordert und in DATEV-ready Ordner abgelegt
  • Vorkontierung & Kategorisierung: Kostenarten, Konten, Kostenstellen/Projekte zugeordnet; Vorsteuer, steuerfreie Umsätze und Reverse-Charge gekennzeichnet – genau im Format Ihrer Steuerkanzlei
  • Offene Posten im Griff: Zahlungseingänge getrackt, Mahnfristen überwacht, Unstimmigkeiten markiert – keine Überraschungen mehr bei der Liquiditätsplanung
  • Monatsende: übergabefertig: Komplettpaket mit Belegen, Vorkontierungen, bei Wunsch mit Bankabgleich und offenen To-dos; DATEV-Export, CSV oder ZIP – in 2 Tagen fertig
  • Ihre Tools, unsere Expertise: DATEV, Lexoffice, Sevdesk, FastBill, Excel/Google Sheets oder was Sie bereits nutzen. Kein Systemwechsel, keine Umstellungsaufwände

Terminmanagement & Kalenderführung

Terminkoordination, Konfliktprüfung, Pufferzeitenplanung und Meeting-Briefings – nahtlos integriert.

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Terminkoordination, Konfliktprüfung, Pufferzeitenplanung und Meeting-Briefings – nahtlos integriert.

Ein chaotischer Kalender kostet mehr Zeit als er schafft. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt die komplette Terminkoordination – damit Sie sich auf Ihre Meetings konzentrieren können, nicht auf endlose Absprachen. Kalenderübersicht in 48 Stunden, keine doppelten Buchungen mehr.

  • Terminabstimmung ohne E-Mail-Pingpong: Direkte Koordination mit Kunden, Partnern und Team; Verfügbarkeiten prüfen, Vorschläge machen, alles in 1-2 Mails erledigt
  • Konfliktfreie Kalenderpflege: Alle Termine geprüft, gepuffert und aktuell gehalten; Bufferzeiten automatisch eingebaut, Reisezeiten berücksichtigt
  • Terminvorbereitung: briefing-ready: Vor jedem Termin: 1-seitige Agenda mit Gesprächspartner, Hintergrund, offenen Punkten und relevanten Dokumenten – 5 Minuten vor Meeting-Start
  • Erinnerungen & Abschluss: Automatische Erinnerungen (1 Tag + 1 Stunde vorher); Nach jedem Termin: Ergebnisse dokumentiert, nächste Schritte klar und Follow-ups gesetzt
  • Ihre Tools, unsere Systematik: Google Calendar, Outlook, Calendly, Microsoft Bookings oder was Sie nutzen – kein Umstieg, nahtlose Integration

Reiseplanung & private Unterstützung

Buchungen, Transfers, Visarecherche und Kalenderintegration – geschäftlich wie privat, vollständig remote.

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Buchungen, Transfers, Visarecherche und Kalenderintegration – geschäftlich wie privat, vollständig remote.

Ob Geschäftsreise, Privattrip oder spontaner Wochenendausflug – Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt Buchungen, Verbindungen und die komplette Reiseorganisation. Flüge, Hotels, Transfers, Visainfos und Kalendereinträge inklusive.

Ändert sich unterwegs etwas – kein Problem. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin kümmert sich um Umbuchungen und Alternativen, damit Sie entspannt ankommen. Sie müssen sich um nichts kümmern — die Übergabe organisieren wir.

• Buchung von Flügen, Hotels, Transfers und Zugverbindungen

• Recherche von Visa-, Einreise- und Reiseinformationen

• Integration aller Termine und Reisedaten in bestehende Kalenderstrukturen

• Koordination von Umbuchungen und Alternativen bei Änderungen

• Strukturierte Reiseübersichten und nachvollziehbare Abläufe

• Abstimmung geschäftlicher und privater Termine innerhalb bestehender Planungen

Ein virtuelles Backoffice bietet Unternehmen eine flexible und kosteneffiziente Lösung zur Optimierung administrativer Aufgaben. Wir übernehmen Tätigkeiten wie Büromanagement, Kundenservice und Datenpflege als externe Unterstützung.

Durch moderne Technologien und effiziente Prozesse verbessern wir die Zusammenarbeit und sorgen für transparente Abläufe. So setzen Sie Ihre Ressourcen gezielt ein und konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, während Ihr Backoffice zuverlässig für reibungslose Prozesse sorgt.

Unsere Mitarbeiter sind geschult in

Darüber hinaus passen wir uns flexibel an Ihre bestehenden Systeme und Prozesse an – für eine nahtlose Zusammenarbeit.

Ein typischer Fall

Ein E-Commerce-Unternehmen arbeitet täglich mit vielen unterschiedlichen Informationen: Kundenanfragen, Retouren, Rechnungen, Versanddaten und interne Abstimmungen laufen über verschiedene Kanäle und Systeme.

Dadurch entstehen unklare Abläufe, zusätzlicher Aufwand und wichtige Informationen gehen leicht verloren.

Wir schaffen Struktur, übernehmen administrative Aufgaben und sorgen für nachvollziehbare Prozesse. So behalten Sie den Überblick, reduzieren Aufwand und gewinnen Zeit für Ihren Vertrieb.

Ihre Situation

Zu viele Aufgaben, verstreute Informationen und wenig Zeit für das Wesentliche.

Unsere Unterstützung

Wir übernehmen administrative Tätigkeiten, strukturieren Abläufe und sorgen
für Ordnung in Kommunikation, Dokumentation und Terminen.

Ihr Ergebnis

Mehr Übersicht, weniger Aufwand und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.