Unsere Dienstleistungen

Unsere wichtigsten Lösungen

E-Mail & Kommunikation

Posteingangsmanagement, Priorisierung und strukturierte Korrespondenz – vollständig integriert.

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Posteingangsmanagement, Priorisierung und strukturierte Korrespondenz – vollständig integriert.

Ein unstrukturierter Posteingang kostet täglich Zeit, Fokus und operative Kapazität. Wichtige Informationen gehen zwischen Standardanfragen unter, Abstimmungen verzögern sich und Entscheidungen werden unnötig kompliziert. Genau hier entstehen in vielen Unternehmen die ersten administrativen Reibungsverluste.

E-Mail & Posteingangsmanagement

Ein unstrukturierter Posteingang wirkt sich nicht nur auf die Kommunikation aus, sondern auf den gesamten Arbeitsalltag. EXCERPO schafft klare Kommunikationsstrukturen, damit E-Mails kontrolliert und effizient bearbeitet werden können.

Strukturierter Posteingang: Aufbau klarer Ordnerlogiken, Filterregeln und Priorisierung nach Kunden, Projekten und Relevanz
Priorisierung & Vorauswahl: Relevante Nachrichten werden vorgefiltert und übersichtlich eingeordnet, damit Entscheidungen schneller getroffen werden können
Kommunikationssteuerung: Standardisierte Abläufe reduzieren unnötige Unterbrechungen und schaffen klare Zuständigkeiten
Bearbeitung eingehender Kommunikation: Wiederkehrende Anfragen werden effizient und nachvollziehbar bearbeitet
Transparente Übersicht: Laufende Themen und Kommunikationsstände bleiben jederzeit nachvollziehbar

Kommunikationsprozesse & Korrespondenz

Professionelle Kommunikation entsteht nicht durch spontane Einzelantworten, sondern durch klare Abläufe, konsistente Standards und nachvollziehbare Prozesse. EXCERPO sorgt dafür, dass Kommunikationsabläufe nachvollziehbar, konsistent und effizient organisiert werden.

Antwortvorlagen & Standards: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen und klarer Kommunikationsrichtlinien
Einheitlicher Kommunikationsstil: Konsistente und professionelle Außenkommunikation über alle Prozesse hinweg
Koordination & Abstimmungen: Unterstützung bei Abstimmungen mit Kunden, Partnern und internen Ansprechpartnern
Strukturierte Weiterleitungen: Wichtige Informationen werden kompakt zusammengefasst und gezielt weitergegeben
Skalierbare Kommunikationsabläufe: Wiederkehrende Prozesse werden standardisiert und effizient organisiert

Nachverfolgung & Dokumentation

Damit operative Abläufe zuverlässig funktionieren, müssen Informationen nachvollziehbar dokumentiert und offene Themen konsequent verfolgt werden. EXCERPO sorgt dafür, dass keine Informationen verloren gehen und Aufgaben sauber weitergeführt werden können.

Tracking offener E-Mails und ausstehender Antworten
Gezielte Follow-ups zum richtigen Zeitpunkt
Übertragung relevanter Inhalte in CRM-, Kalender- oder Projektstrukturen
Dokumentation von Absprachen, Zuständigkeiten und nächsten Schritten
Klare Übersicht über laufende Themen und Kommunikationsstände

Dokumentenerstellung & Office-Aufgaben

Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

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Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

Unstrukturierte Dokumente, uneinheitliche Formate und schwer auffindbare Dateien kosten täglich Zeit und führen zu unnötigen Fehlern. EXCERPO sorgt dafür, dass Ihre Unterlagen von Anfang an sauber aufgebaut, einheitlich gestaltet und jederzeit griffbereit sind. So vermeiden Sie Nacharbeit, reduzieren Abstimmungsaufwand und gewinnen spürbar Zeit im Tagesgeschäft.

Erstellung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Geschäftsdokumenten aus Stichpunkten, Notizen oder Sprachnachrichten
Klar strukturierte, fehlerfreie und sofort versandbereite Dokumente
Formatierung & Corporate Design: Konsequente Umsetzung Ihrer Designvorgaben in Word, Excel und PowerPoint
Vorlagen & Standardisierung: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen für schnellere und konsistente Abläufe
Datenpflege & Tabellenmanagement: Zuverlässige Pflege von Listen, Excel-Dateien und Datensätzen
Präsentationen: Strukturierte Aufbereitung und visuelle Gestaltung professioneller Präsentationen
Korrektur & Qualitätssicherung: Prüfung auf Rechtschreibung, Stil und inhaltliche Konsistenz
Dokumentenorganisation: Klare Ablagestrukturen, eindeutige Benennung und Versionierung

Recherche & Datenmanagement

Marktanalysen, Kontaktrecherche, CRM-Pflege und strukturierte Auswertung – präzise und direkt nutzbar.

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Dokumente, die professionell aufgebaut, einheitlich organisiert und sofort einsatzbereit sind.

Erstellung von Angeboten, Berichten, Protokollen und Geschäftsdokumenten aus Stichpunkten, Notizen oder Sprachnachrichten
Klar strukturierte, fehlerfreie und sofort versandbereite Dokumente
Formatierung & Corporate Design: Konsequente Umsetzung Ihrer Designvorgaben in Word, Excel und PowerPoint
Vorlagen & Standardisierung: Entwicklung wiederverwendbarer Vorlagen für schnellere und konsistente Abläufe
Datenpflege & Tabellenmanagement: Zuverlässige Pflege von Listen, Excel-Dateien und Datensätzen
Präsentationen: Strukturierte Aufbereitung und visuelle Gestaltung professioneller Präsentationen
Korrektur & Qualitätssicherung: Prüfung auf Rechtschreibung, Stil und inhaltliche Konsistenz
Dokumentenorganisation: Klare Ablagestrukturen, eindeutige Benennung und Versionierung

Datenschutz & Datensicherheit

Vertrauen entsteht durch klare Standards, nachvollziehbare Prozesse und kontrollierte Zugriffe.

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Vertrauen entsteht durch klare Standards, nachvollziehbare Prozesse und kontrollierte Zugriffe.

Wenn Sie Backoffice-Aufgaben auslagern, geben Sie Einblick in sensible Daten und interne Abläufe. Vertrauen ist deshalb keine Selbstverständlichkeit – es muss verdient werden. Bei uns ist Datenschutz kein Zusatz, sondern fester Bestandteil jedes Prozesses – technisch, organisatorisch und vertraglich abgesichert.

NDA & Verschwiegenheit: Alle Mitarbeiter unterzeichnen vor Arbeitsbeginn eine rechtssichere Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
DSGVO-konforme Verarbeitung: Alle Prozesse entsprechen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). AVV gemäß Art. 28 DSGVO auf Wunsch möglich
Need-to-Know-Prinzip: Zugriffe erfolgen ausschließlich aufgabenbezogen und nur auf die Bereiche die für die jeweilige Aufgabe notwendig sind
Technische Sicherheit (TOMs): Alle Systeme erfüllen die Anforderungen gemäß Art. 32 DSGVO – inklusive Verschlüsselung (E2E) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Transparenz & Dokumentation: Zugriffe und Arbeitsschritte sind protokolliert und audit-fähig

Buchhaltungsvorbereitung

Belegerfassung, Vorkontierung, Kostenstellen und DATEV-ready Übergabe – revisionssicher aufbereitet.

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Belegerfassung, Vorkontierung, Kostenstellen und DATEV-ready Übergabe – revisionssicher aufbereitet.

Buchhaltung ist Pflicht — die Vorbereitung dafür nicht. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt das komplette Chaos: Belege sammeln, prüfen, vorkontieren und übergabefertig machen – damit Ihr Steuerberater sofort loslegen kann. Keine Rückfragen mehr, keine fehlenden Belege, Monatsabschlüsse in Rekordzeit.

Beleg-Chaos beseitigen: Rechnungen, Quittungen, Kassenbons digitalisiert, Vollständigkeit geprüft (Steuerausweis, Leistungszeitraum), fehlende Infos nachgefordert und in DATEV-ready Ordner abgelegt
Vorkontierung & Kategorisierung: Kostenarten, Konten, Kostenstellen/Projekte zugeordnet; Vorsteuer, steuerfreie Umsätze und Reverse-Charge gekennzeichnet – genau im Format Ihrer Steuerkanzlei
Offene Posten im Griff: Zahlungseingänge getrackt, Mahnfristen überwacht, Unstimmigkeiten markiert – keine Überraschungen mehr bei der Liquiditätsplanung
Monatsende: übergabefertig: Komplettpaket mit Belegen, Vorkontierungen, bei Wunsch mit Bankabgleich und offenen To-dos; DATEV-Export, CSV oder ZIP – in 2 Tagen fertig
Ihre Tools, unsere Expertise: DATEV, Lexoffice, Sevdesk, FastBill, Excel/Google Sheets oder was Sie bereits nutzen. Kein Systemwechsel, keine Umstellungsaufwände

Terminmanagement & Kalenderführung

Terminkoordination, Konfliktprüfung, Pufferzeitenplanung und Meeting-Briefings – nahtlos integriert.

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Terminkoordination, Konfliktprüfung, Pufferzeitenplanung und Meeting-Briefings – nahtlos integriert.

Ein chaotischer Kalender kostet mehr Zeit als er schafft. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt die komplette Terminkoordination – damit Sie sich auf Ihre Meetings konzentrieren können, nicht auf endlose Absprachen. Kalenderübersicht in 48 Stunden, keine doppelten Buchungen mehr.

Terminabstimmung ohne E-Mail-Pingpong: Direkte Koordination mit Kunden, Partnern und Team; Verfügbarkeiten prüfen, Vorschläge machen, alles in 1-2 Mails erledigt
Konfliktfreie Kalenderpflege: Alle Termine geprüft, gepuffert und aktuell gehalten; Bufferzeiten automatisch eingebaut, Reisezeiten berücksichtigt
Terminvorbereitung: briefing-ready: Vor jedem Termin: 1-seitige Agenda mit Gesprächspartner, Hintergrund, offenen Punkten und relevanten Dokumenten – 5 Minuten vor Meeting-Start
Erinnerungen & Abschluss: Automatische Erinnerungen (1 Tag + 1 Stunde vorher); Nach jedem Termin: Ergebnisse dokumentiert, nächste Schritte klar und Follow-ups gesetzt
Ihre Tools, unsere Systematik: Google Calendar, Outlook, Calendly, Microsoft Bookings oder was Sie nutzen – kein Umstieg, nahtlose Integration

Reiseplanung & private Unterstützung

Buchungen, Transfers, Visarecherche und Kalenderintegration – geschäftlich wie privat, vollständig remote.

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Buchungen, Transfers, Visarecherche und Kalenderintegration – geschäftlich wie privat, vollständig remote.

Ob Geschäftsreise, Privattrip oder spontaner Wochenendausflug – Ihre Backoffice-Mitarbeiterin übernimmt Buchungen, Verbindungen und die komplette Reiseorganisation. Flüge, Hotels, Transfers, Visainfos und Kalendereinträge inklusive.

Ändert sich unterwegs etwas – kein Problem. Ihre Backoffice-Mitarbeiterin kümmert sich um Umbuchungen und Alternativen, damit Sie entspannt ankommen. Sie müssen sich um nichts kümmern — die Übergabe organisieren wir.

• Buchung von Flügen, Hotels, Transfers und Zugverbindungen

• Recherche von Visa-, Einreise- und Reiseinformationen

• Integration aller Termine und Reisedaten in bestehende Kalenderstrukturen

• Koordination von Umbuchungen und Alternativen bei Änderungen

• Strukturierte Reiseübersichten und nachvollziehbare Abläufe

• Abstimmung geschäftlicher und privater Termine innerhalb bestehender Planungen